为什么在线文档管理对现代组织如此重要?

2024-03-28 09:43

为什么在线文档管理对现代组织如此重要

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数据显示,团队每周浪费约5个小时等待信息。一项更令人惊讶的研究表明,大约每10名员工中就有8名在其需要时无法在线访问文档而感到沮丧。


传统的文件管理方式显然非常低效,随着您业务的增长,以有组织,更安全的方式处理各类文档的需求也随之增加。


不要再让业务成果散落在云盘、聊天记录和个人电脑中使用蚂蚁分工把文件沉淀在对应的每一个项目中,让所有成员都能轻松找到所需的文件。


1.文件上传


在任务的进程中避免不了文件内容上的交涉,如何让您的文件有效归集是蚂蚁分工一直在考虑并优化的事情。如今,在任务进行中,您可以通过以下三种方式上传您的文件:


a.成果文件


  

b.任务描述附件


c.任务讨论附件

2.项目文件


项目文件为您自动整理各任务上传的文件。蚂蚁分工会根据您项目的清单列表对文件进行分类。

根据需求筛选,快速找到您需要的那份文件。


防止意外数据泄露和未经授权的访问   


在线管理敏感文档肯定涉及一些风险。考虑到在一些使用场景中您可能会要求您所上传文件的私密性,为此我们添加了文件的【可见权限设置】功能,文件的上传人、项目负责人、项目管理员可进行文件可见范围的设置,指定的团队成员才可以查看您的文档。

?如何进行权限设置

  

点击“人物”按钮进行权限设置。

*蚂蚁分工即将上线文件预览、批量下载功能


让我们推动您的业务数字化   


无论是客户数据还是项目提案,哪怕是一个PPT,企业和组织无时无刻不在处理文件和信息。


这就是为什么您需要将所有的文档归集到一个在线系统,它能帮助您战略性地组织起这些信息,为您的组织提高转速,把精力放在“大事”上。


如果您正在寻找一个在线应用系统来集中处理您的工作并在线管理您的文档,那么蚂蚁分工一定是您的**选择



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