项目经理管理项目,可视化可以这样做!

2024-03-25 09:48

项目管理是一个具有复杂性、易变性且周期长的活动,常常会出现项目的最终成果与最开始的项目计划不一致的情况,影响项目的质量,降低项目的成功率。


造成这种情况的一个重要原因就是项目管理过程不可视,导致项目运行过程中,因为各种因素让目标和计划的细节发生了偏差,而这些偏差又没有被相关人员及时发现和处理。


可视化低往往是项目最终失败的一个因素,而重视项目的可视化管理,则可以极大地降低沟通成本、统一团队目标、同时控制项目风险,提高项目成功率和客户满意度。


1.可视化的要求


可视化管理项目,顾名思义就是让项目的相关信息对相应人员透明。

这里涉及两个关键要素,即项目信息和项目成员,只有了解这两个要素的特征和要求,才能真正掌握可视化项目管理。


①项目成员需要按角色分类


项目团队是临时组建的,各自有自己的立场和职责,擅长的专业领域有所不同,对项目的关注点也有所不同。


项目成员的角色主要分为三类:负责统筹项目和调配资源的管理层、负责完成具体项目任务的执行层、负责上传下达的项目经理。


进行可视化管理时,不能一股脑地将所有信息全部通知、推送给每个人,而需要根据角色定位,为不同的角色提供其关注和需要的项目信息。


②项目信息有针对性地展示


在一个项目中,需要进行可视化管理的信息主要有项目的阶段目标、项目的具体计划、项目计划的完成情况等,面对不同的角色对象,需要展示的内容有所不同。


即使是同一结果的信息内容,也要有差异化的展示方式,以匹配项目角色的岗位性质和项目需求。例如,“项目进度正常”这一结果,高层领导需要了解阶段的进度状况和质量情况,而项目经理则需要知道每个项目成员的进度完成情况和表现。


2.如何做好可视化管理


作为项目经理,在项目管理过程中,要不断展示项目的目标和计划,让所有参与人员都能得到最准确的努力方向,不断搜集和展示团队的工作成果和进度,了解项目的进展情况,可以大大减少项目计划和最终成果之间的误差,提高项目的成功率。


而这一过程,借助蚂蚁分工这样的可视化项目管理平台,就可以轻松实现。


①制订“两级计划”,让不同角色都能得到有效信息


制订项目计划是项目经理工作的重中之重,在一般情况下,很多项目经理会用甘特图或电子表格制订详细的任务分解计划,然后传达给项目成员。但在项目管理模式下,不同的项目角色对项目计划的需求是不一样的,项目经理要学会制订“两级计划”,让不同的角色最快、最准确地得到最有效的信息。


管理层要管理的项目多、工作忙,无法深入地参与每一个项目,但他们又必须了解项目的状态,以便分析决策。面对管理层,项目经理要给出项目的阶段计划,即按节点给项目进行阶段划分,告诉管理层这段时间的工作内容和状态,以及计划完成时间。如下图所示,通过蚂蚁分工项目看板,管理层就很清晰看到所有项目计划进度和完成情况,了解项目在每一阶段的健康状态,方便分析决策。

项目经理也要做好详细的任务分解计划,而且越详细越好,从而让执行人员掌握自己的任务和要求。同时,在制订好分解计划后,项目经理还要及时通知个人,通过蚂蚁分工项目管理工具就能高效地实现。


项目经理在系统上确定项目的任务、任务的负责人、计划完成时间等信息,计划发布后蚂蚁分工会立即自动通知个人,大大提高了项目经理可视化管理的效率。

②建立工作成果反馈机制,保证信息的准确性和即时性


除了项目计划,项目完成情况也要进行相应的可视化管理,项目任务的执行情况、项目的重要交付物,都要对相关人员透明,以便从中识别风险,及时补救。

任务的完成情况一般通过项目成员来反馈,任务完成数据是项目的重要信息,反映了项目的进度和状态,是项目经理评估项目、发现风险的重要数据来源。项目成员的任务绩效要跟项目的计划挂钩,这样才能形成有效的数据闭环,为项目进度监控提供数据支撑。如下图所示,用蚂蚁分工制定项目计划后,项目成员的任务绩效自动汇总统计,方便项目经理分析和管理。

在项目全生命周期内,每个阶段都会产生一定的成果,即项目交付物,通过评审项目交付物,管理层可以了解项目在某个阶段的质量,因此项目的交付物必须对管理层可视透明。通过蚂蚁分工,项目过程产生的所有成功文件都能在线沉淀归档,方便项目成员随时查看,有效沉淀项目经验。

③透明化监控团队,合理调配资源


项目的资源分配主要由资源经理/部门经理负责,但他们往往并不是项目的负责人,不了解项目情况和需求,急需更多、更准确的项目信息。


一方面,资源经理/部门经理需要对公司员工有所了解,了解每个人的技能、岗位、绩效等信息,以便将最合适的人分配到最合适的角色中。


另一方面,资源经理/部门经理还要对员工的工作饱和情况有所了解,从而提高资源分配的科学性,防止出现部分人过忙,部分人无事可干的情况。通过蚂蚁分工有效管理资源排期,用颜色展示人员的忙闲状态,资源经理/部门经理就可以减少分配不合理的情况。

可视化项目管理是科学的管理方式,可以有效提高工作效率、降低项目风险,提高项目的成功率和客户满意度。


可视化项目管理不仅仅是喊口号,现在通过蚂蚁分工就能轻松搭建可视化项目管理平台,让人员和信息流转,让每一步计划和目标都清晰可见、项目风险无所遁形。


昵称:
内容:
验证码:
提交评论
评论一下