想做好项目管理,必须搭好“脚手架”

2024-03-20 09:25

我们都知道盖房子的过程,有一个很重要的步骤,搭脚手架。它是为了保证盖房子时各施工过程顺利进行而搭设的工作平台。在项目管理工作中,这个“脚手架”就是保证项目顺利进行搭建的框架。如果这个“脚手架”没有搭好,工作起来势必艰难,也难在职场上脱颖而出。


那么,什么是项目管理工作中的“脚手架”呢?如何来搭建好这个“脚手架”?


脚手架.jpg

在探讨项目管理“脚手架”之前,我们先得知道项目管理究竟是怎么一回事。简单来说,项目管理是用一系列的方法、工具、技术使项目达到既定目标的过程。而好的项目管理,不仅需要开阔的思路和视野,更需要系统的思维方式和框架。


项目管理的脚手架——项目启动


整个项目管理框架中,项目启动过程的重要性不言而喻。所谓搭建做好项目管理的“脚手架”,其实就是深入了解并掌握项目启动流程,并以“目标—业务—过程—目标”为线,保证项目流程的完整及合理。这个路径走下来,我们才能不像无头苍蝇那样,知道每天“沉浸”在项目管理中到底要做什么。

项目管理整体框架分为五个过程组,**个过程组就是项目启动,我认为这个过程是项目管理的“脚手架”,只有做好这个过程,才能把握住整个项目的脉络。


项目启动的环节,分为三个部分:①项目的价值研究;②项目的启动准备;③项目的启动会。

01项目的价值研究


项目进行的**步是对项目进行价值研究,从想法到现实,一个项目的孵化过程并不简单。我们需要从多角度思考这个项目是否有价值,能否将想法变为现实,这个项目是否符合整个公司的战略方向等。

02项目的启动准备


项目启动准备是项目过程中最花时间,也是最重要的一个步骤。项目的启动准备旨在掌握与项目息息相关的问题:项目目标是什么?项目范围是什么,包含哪些内容?项目组由哪些成员组成,组织架构又是怎么样的?如何界定项目关键里程碑?执行过程,项目信息如何保证同步?

(1)项目目标


项目目标是指达成这个项目的具体指标,目标就是衡量一个项目成败的标准。因此,做任何一个项目前,我们要弄清楚“项目目标”,且目标要满足 SMART 原则,必须是有细节、可衡量、可达到的。

有了具体的目标,再获得项目发起人和主要相关方的确认后,将目标写下来,后续的工作才有据可依。

(2)项目范围


项目范围是确定项目中要做什么和不做什么。项目范围是逐步细化的,在启动阶段不强求细化到具体的需求,但必须要确定好范围和边界,这样才能确定相关方,框定投入项目的人力。


确定项目范围时,项目涉及的所有相关方全部要参与项目范围的收集和讨论,防止重要的项目范围遗漏,避免在此过程中只关注了功能性的需求,而忽略了性能。如果在项目执行过程中才发现忽略了一些项目范围,可能会导致项目范围扩大或项目交付不及时等后果。

(3)项目组织架构


确定项目人员也叫识别相关方。识别相关方是**步,接下来要梳理出相关方的组织架构,理清相关方之间的业务关系。最常见的梳理方法有以下两种。


方法一:基于项目组织相关方的梳理方式,把项目核心工作团队和周边相关组织分离出来,明确项目核心工作团队和上层管理决策团队、兄弟依赖团队、行业运营团队等部门之间的关系。目标是明确在项目中各个组织的定位和职责。


方法二:基于项目任务的拆分,明确各个子系统、模块的负责人,这样的好处是确定每个相关方的职责范围和项目工作汇报关系。


(4)项目关键里程碑


确定项目里程碑是项目启动准备中重要的一个环节。识别和确定项目的里程碑,是项目经理必须具备的、也是最重要的能力之一。


项目执行过程中,里程碑的设定有助于阶段性的成果确认,可以避免造成影响项目整体的问题。通过早期里程碑评审,可以提前发现需求和设计中的问题,降低后期修改和返工的可能性。


里程碑强制规定在某段时间做什么,从而合理分配工作,细化管理工作。对复杂的项目而言,每一阶段的进度都需要逐步逼近目标,每一个关键里程碑产出的中间“交付物”,都在接近目标。

(使用蚂蚁分工里程碑掌握项目进度,防范风险)

(5)建立信息同步机制


项目信息同步机制的建立,是为了让项目中的信息做到快速平稳地流动,项目信息公开透明是降低项目风险、推动项目进展的重要手段。

(在蚂蚁分工围绕任务在线沟通,信息透明)

基于不同类型的项目或团队特点,我们常见的信息同步的方式包括:项目例会、周会、每日站会或利用项目管理工具传递信息等。

03项目的启动会


启动会是一个非常重要的项目会议。会上,所有与项目相关的目标和价值、项目团队、项目相关流程制度、相关方等基本信息,都将在会上整体亮相。这次会议是承上启下的衔接,会后,项目便正式进入执行阶段。

在项目启动会上,除了明确项目的目标和价值,还需要明确相关方对项目的认知、对项目管理的授权、明确管理机制以及项目成员的具体工作。以一个客户关系管理项目为例,项目启动会可以参以下流程。


1)介绍项目的背景和价值;

2)介绍项目的目标和具体范围;

3)介绍项目相关环节的负责人和主要职能;

4)介绍项目任务、责任,并划分团队;

5)介绍项目关键里程碑;

6)介绍项目的执行计划,并强调沟通机制;

7)强调项目进程的信息反馈方式、时间及信息接收人。

做好一个项目,搭建好“脚手架”至关重要,虽然做好项目启动过程并不能让项目瞬间完成一半,但毫无逻辑的项目启动,一定会让项目举步维艰。


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