协同之道:项目团队如何高效沟通?

2024-03-19 09:35

在工作中,最常遇到的问题就是沟通 。


如何能在最短的时间做到令对方明白你的目的?彼此确认好双方的需求?确保大家都明确任务最终想要达成的效果?这需要极强的沟通和协作能力,而高效沟通几乎是现下每个团队的管理盲点。


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团队沟通是团队协作的基础。 为了更好地合作,就必须确保您的团队沟通是非常有效率的。


1.团队沟通的方式


团队沟通有多种方式和不同的风格,沟通的具体形式取决于您的工作领域和团队结构。


例如:

口头沟通: 团队会议,一对一互动,冰冷地谈话,电话书面沟通: 纸质文档,电子文档,电子邮件,群组聊天,任务每一个团队都可以根据自己团队的情况选择合适的沟通形式 。


最常见的情况是,团队的leader担负起为团队选择一种合适的沟通方式的责任,帮助他们实现团队目标。


2.团队沟通的重要性


团队的每个人都各司其职是很好,但每个人都不可能是独立的工作。沟通不佳的团队就像一个被分解成单独部件的引擎,所有部件都处于良好的状态,但没有其他发动机的部件,单个部件将无法正常工作。而在团队中每个成员都完成各自的任务,这些任务组合形成完整的项目,而沟通就是将这些任务无缝衔接在一起的重要枢纽。


3.如何改善团队沟通


(1)确定统一的沟通方式


目前很多团队都是用钉钉、微信、甚至是邮件做日常任务中的沟通,这种方式虽然方便但也容易引发两个问题:


1、频繁切换平台任务,容易漏掉重要信息


2、重要文件时间长了会被删掉,不易保存。


因此建议使用蚂蚁分工这类统一的在线协作沟通平台,所有沟通过程都能在线追溯,还可以避免聊天中的重要文件丢失,保障沟通信息同步。

(2)明确任务的安排


现在公司通常是用项目的方式进行管理,一个项目中会包含很多任务。在任务分配时,很多公司都是直接开个会就给每个人分配了安排,这种分工方式很可能会引发任务出错时找不到明确负责人、一个任务多人协作沟通不便、绩效考核难打分等一系列问题。而且还容易出现手里同时有3、4个项目一起进行,而不同项目的成员根本不知道你在做什么,导致项目管理低效。


通过蚂蚁分工进行多项目管理,实现任务的可视化管理。让每个任务责任到人,确认好任务开始/截止时间,对任务有问题可以随时在任务讨论中沟通,让大家能同步了解任务详情,很好地提升了工作效率。

而且明确任务负责人对于统计绩效也是一件好事,每个人了多少任务及完成效率一目了然,省去了做表格统计的时间。


(3)重要会议提前安排


对于重要任务的沟通**以会议的形式确定下来,杜绝通过口头确认的方式确定一个任务信息,避免出现任务出错找不到负责人的情况。比如,在一起项目启动前可以约这个项目的主要成员开会,确定一下该项目的目标、流程梳理及注意事项。


会议尽量提前2-3天确认参会人员、各成员的时间安排、并做提前提醒,确保会议的有效性,避免同一个会议需要开两次。


(4)提供共享的信息平台


作为企业文化的一部分,为员工提供一个可以共享项目更新、新想法、问题和疑虑等的平台是种很好的方式。这将有助于团队保持经常联系,减少依赖电子邮件或正式会议的需要。


用公告的方式代替邮件,能节省很多时间成本,而且能更快地收集到反馈。而且一些公司还发现定期发布内部公告有助于让每个人都保持在同一页面上,集中于工作。


另外,可以建立团队内部共有的网盘或文件夹,所以需要共同使用的文件放在同一个网盘里,有利于团队成员查阅而且也能帮团队做内容的累计沉淀。


(5)尊重和鼓励好过斥责


当团队领导认可你的行为时,你可能会更频繁和积极的沟通。尊重员工的意愿,通过观察团队的成员,制定出一套合适的您团队沟通风格。可以在一个项目结束后举办庆功会,庆祝合作的成功,同时能增强团队凝聚力,有助于企业文化的构建。



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