在大型复杂项目中,如何高效管理项目文件?

2024-04-28 09:41


在项目中丢失文件的经历相信大部分人都遇到过。一直以来,大家都在反复说如何做好文档管理,文档数据对企业经营的重要性不言而喻。

大部分的文档都分散于不同员工的电脑里,丢失风险大。通过钉钉、微信、QQ、邮件等多种方式发送工作资料及成果文件,文件资料零散、归集困难。缺乏项目结束后的沉淀和积累,后期查找难度大。

蚂蚁分工的文件按照任务列表WBS结构组织管理所有上传的附件会自动按照层级结构同步对应保存到线上,方便后期查找、项目经验沉淀。建立企业知识库。

本次更新针对成果文件推出了文件全局搜索、权限设置、批量操作等功能。协作更高效,文件更安全!


  • 新增文件全局搜索,查找更便捷

当文件夹叠着文件夹、文件的层级很多时,为了避免逐层翻阅查找,提升文件查询效率,蚂蚁分工4.0新增文件全局搜索功能,支持一键精准快速查找。

如何一键搜索成果文件?

蚂蚁分工右上角--搜索按钮

  • 新增文件批量操作,省时更省力

如何批量下载文件?

首先我们进入到成果文件列表内,找到所需要下载的文件,勾选所需的文件即可进行批量下载。

TIPS:历史版本文件存储在钉盘暂不支持批量下载,可能存在‘文件打包为空’的现象。

  • 新增文件可见权限,安全更规范

涉及到某些重要文件或敏感文件,不想开放给项目内的所有人可见时,为了防止意外数据泄露,蚂蚁分工4.0新增了文件可见权限的设置功能,让项目资料更安全。


文件的权限如何设置? 作为文件上传人,点击按钮设置查看权限,也可以通过文件列表下点击相应图标进行设置。

全部项目成员可见:项目创建人、管理员、成员都可见,如果项目可见范围设置‘团队授权人员’时,公司团队所有人员皆可查看权限。

部分项目成员可见:除项目创建人、管理员、文件上传人外,添加对应的人员进行查看。

文档管理水平逐渐成为项目管理水平的标志之一。好的文档管理体系,能帮助企业建立项目知识库,提升查询和存储效率


不仅在项目进行过程中起到规范行为、沟通信息、记录备份等的作用,还为项目经理提供了解项目进度,查看项目存在问题的管理依据。


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