WBS工作分解结构,项目经理必备技能!

2024-04-25 10:47


项目管理人员对WBS肯定不会陌生,它是每个项目管理人员所必须掌握的工具之一。如果不懂WBS,那在实际工作中,则很难成为一名合格的项目管理人员。

今天,就和大家聊聊什么是WBS,它的作用是什么,以及如何创建使用。

WBS是什么?

WBS英文全称是Work Breakdown Structure,中文意思是工作分解结构。是项目团队为实现项目目标、创建所需可交付成果而需要实施的全部工作范围的层级分解。


创建WBS的过程就是把项目可交付成果和项目工作分解成较小、更易于管理的组件的过程。

其由三个部分组成:

  1. Work工作:指的是某种输出、工作成果,或可交付性成果,如做一道水煮鱼、开启一盏灯,一道水煮鱼的菜和一盏亮起的灯就是输出的可交付性成果;

  2. Breakdown分解:将工作划分成不同部分或类别;分离成更简单且可识别的事物,比如说做一道水煮鱼,可以分解为购买食材、清洗食材、烹饪等不同的部分。

  3. Structure结构:用确定的组织方式来安排事物,比如2中的水煮鱼的分解结构,就是按照烹饪的操作顺序来安排的。

WBS的作用

WBS是项目管理众多工具中最有价值的工具之一,是项目管理的核心,它给予人们解决复杂问题的思考方法一解剖麻雀,化繁为简,然后各个击破。

通过工作分解结构,项目团队得到完成项目的工作清单,从而为日后制定项目计划时工期估计、成本预算、人员分工、风险分析、采购需求等工作奠定了基础

具体特征如下:

  1. 把复杂的事情简单化,使项目的工作执行起来更容易。

  2. 通过WBS得到完成项目的工作清单,从而界定出项目的工作范围。

  3. 把项目要做的所有工作都清楚地展现出来,不至于漏掉任何重要的事情。

  4. 容易对分解出的每一项工作估计所需时间、便于制定完善的进度、成本预算等项目计划。

  5. 通过工作分解,可以确定完成项目所需的技术、所需的人力以及其他资源。

  6. 便于将工作落实到责任部门或个人,有利于界定职责和权限,也便于各方面就项目的工作进行沟通。

  7. 使项目团队成员更清楚地理解工作的性质和努力的方向。

  8. 能够对项目进行有效的跟踪、控制和反馈。

创建工作分解结构的重点

创建 WBS 时,需要牢记以下几点:

  1. 从大局开始:首先将项目的主要可交付成果分解为更小、更易于管理的部分。

  2. 自上而下的工作:一旦确定了主要可交付成果,就开始将它们分解成越来越小的工作包。

  3. 保持简单:WBS 不应过于详细以至于无法理解或使用,是要创建一个有助于计划和执行项目的工具,而不是创建一个复杂到没法用的文档。

  4. 保持一致:一旦确定了 WBS 的格式,请务必在整个项目中使用该格式。这将有助于确保参与项目的每个人都使用相同的术语并以相同的方式理解工作。

  5. 使其灵活:WBS 应该足够灵活,以适应项目过程中发生的变化。

如何快速创建WBS?

在项目初期,项目经理通常会通过脑图工具创建工作分解结构(WBS),把一个项目逐级分解成任务、子任务,并细化交付成果、责任到人,便于管理。

WBS在将复杂的项目逐级分解为任务时,脑图是多层级任务的最直观的展示形式。

蚂蚁分工可以通过脑图,将复杂的WBS一键转化成层级结构清晰的任务和子任务。在用蚂蚁分工脑图做项目计划时,创建的每一个词条均成为任务节点,点击即可编辑任务。在建立任务时,即刻进行4项快捷操作——指派任务、设置截止时间、删除任务、进入专注模式。


 


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